ДИСТАНЦИОННЫЙ ИНСТРУКТАЖ ПО ОХРАНЕ ТРУДА
Многие организации имеют разветвленную филиальную структуру, со множеством удаленных сотрудников. В соответствии с законодательством все они должны проходить инструктажи по охране труда. Сведения обо всех инструктажах должны заноситься в журналы учета. Соответствующие требования есть как в постановлениях Минтруда России, так и в законодательстве.
Возникает вопрос соблюдения этих требований для удаленных сотрудников организации, ведь не всегда представляется возможным приехать с бумажным журналом к сотруднику, расстояния у нас в стране большие. Проблемы налицо: ведение классических бумажных журналов представляет собой довольно утомительный и скучный процесс, усложненные процедуры проверки наличия и правильности заполнения журналов в филиале. Настоящая головная боль для ответственных лиц.
В случае ошибок приходится вносить изменения, переписывать записи, часто нужно записывать в журнал одни и те же данные (например, фамилию, дату). Подпись в журнале легко подделать, при необходимости вообще можно переписать журнал "с нуля" за ночь. В результате бумажные журналы мало того, что не обеспечивают надежный учет, так еще и загружают сотрудников рутинной работой, требуют место для хранения, создают сложности в случае необходимости получения подписи сотрудника, находящегося в другом месте.
Посещение офиса удаленным сотрудником часто бывает проблематично, а иногда и вовсе невозможно. Выход из этой ситуации есть, если организовать ведение журналов в электронном виде. В этом поможет закон "Об электронной подписи", описывающий условия равнозначности собственноручной и электронной подписей. Никаких запретов на ведение журналов в электронном виде нет (кроме консерватизма людей, конечно)! Преимуществ у ведения журналов в электронном виде столько, что, безусловно, стоит перейти на электронный учет и навсегда подальше забросить тяжелые пыльные бумажные журналы.
Но самое главное, в случае с электронными журналами и современными технологиями видеоконференцсвязи может быть легко реализована технология дистанционного инструктажа!
Примерная схема работы
Для организации инструктажа и учета в электронном виде необходимо:
1) Выбрать способ формирования электронной подписи (это может быть и простая подпись на базе паролей, и графическая подпись, создаваемая с помощью специальных планшетов, и квалифицированная электронная подпись, полученная в аккредитованном удостоверяющем центре).
2) Выбрать компьютер для установки серверной части системы ведения журналов в электронном виде "КИТ-Журнал".
3) Назначить лицо, ответственное за ведение журналов в электронном виде, и контроль времени на сервере.
4) Установить требуемое количество клиентов системы, назначить ответственных за конкретные журналы, распределить роли пользователей (чтение/запись).
5) Забыть о бумажных журналах!
Ведение журналов в электронном виде не только сэкономит бумагу и время, но и позволит максимально упростить и автоматизировать эту не совсем приятную, но необходимую процедуру. Также Вы всегда сможете просмотреть со своего компьютера все журналы в филиалах на полноту и правильность заполнения.
Остались вопросы? Пишите на info@kit-ural.ru (в теме письма укажите "КИТ-Журнал"), и мы с радостью Вам ответим!