УДОБНЫЕ СРЕДСТВА АВТОМАТИЗАЦИИ ДЛЯ ВЕДЕНИЯ ЖУРНАЛОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ (на примере КИТ-Журнала для информационной безопасности)


В программном комплексе «КИТ-Журнал» реализованы следующие средства автоматизации: шаблоны записей, планирощик добавления записей, механизм пользовательских операций, правила ведения журналов. Рассмотрим данные средства подробнее.

Шаблоны записей

dotview1

Для похожих и часто используемых записей журнала можно использовать шаблоны записей. Это полностью или частично заполненные записи, которые можно дописывать в журнал«одним нажатием». Шаблоны также используются для планирования добавления записей в журнал.

Планировщик добавления записей

planview1

Для однотипных, периодически добавляемых в журнал записей можно создать шаблон и назначить задание, которое будет в указанное время или интервалы времени добавлять выбранный шаблон в журнал, независимо от присутствия пользователя. Данная функция полезна для «забывчивых» пользователей, особенно если добавлять записи требуется не часто. После автоматического добавления записи программа будет показывать пользователю соответствующее сообщение, с напоминанием проставить электронную подпись в добавленных записях.

Механизм пользовательских операций

operation1operation2

Во многих журналах встречается большое количество столбцов. При этом не все столбцы требуется заполнять сразу. Обычно за один раз требуется заполнить только несколько столбцов. Для удобства пользователя можно сгруппировать заполняемые столбцы и назначить им пункт быстрого вызова через меню. Данный механизм позволяет логически выделить необходимые действия над журналами и сделать процесс заполнения понятным и простым. Например, в журнале учета машиных носителей можно выделить операции«Поставить на учет машинный носитель информации», «Снять с учета машинный носитель», «Выдать машинный носитель сотрудника». При выборе соответствующей операции пользователю предлагается заполнить только необходимые поля для данной операции. Это позволяет пользователям избежать путаницы при заполнении журналов.

Правила ведения журналов.

В бумажном журнале человек фактически может заносить записи в любое поле. В электронном журнале есть возможность запретить произвольное внесение записей и навести порядок в процессе ведения журналов. К примеру, в журнале можно запретить делать запись о возврате учтенного носителя информации, если отсутствует запись о его выдаче.