ФУНКЦИИ ПО УПРАВЛЕНИЮ ЭЛЕКТРОННЫМИ ЖУРНАЛАМИ В «КИТ-ЖУРНАЛ» (на примере КИТ-Журнала для информационной безопасности)


В программный комплекс «КИТ-Журнал» заложены следующие функции по управлению электронными журналами и процессом их ведения:


— поиск, сортировка по любым колонкам, возможность изменения порядка столбцов с помощью мыши;

— возможность создания шаблонов записей с предопределенными значениями ячеек;

— возможность вести архив журналов, работа с томами журнала;

— разграничение прав пользователей к журналам по ролям (чтение/запись);

userview1

— реализован механизм справочников, позволяющий осуществлять быстрый выбор значений для полей;

catalogsview1

— пользователь может создавать неограниченное количество своих справочников и пополнять существующие;

— возможность автоматизации процесса заполнения журналов с помощью планировщика, шаблонов записей и создания сценариев-операций (Подробнее про автоматизацию…);

— возможность создания правил заполнения журналов (последовательность заполнения полей, определение условий возможности/невозможности внесения изменений в поле и др.).

generallogview1

Чем удобнее ведение журналов в электронном виде в отличие от заполнения вручную?

1. При создании однотипных записей можно создать шаблоны и применять их. Вручную приходится переписывать одни и те же данные, что весьма утомительно.

2. Если в некоторые поля нужно записывать повторяющиеся значения, то можно занести их в справочник и выбирать из него мышью. Вручную приходится переписывать одни и те же данные.

3. Бумажные журналы занимают много места, в них бывает не просто найти нужную запись, нельзя отсортировать, что снижает удобство их использования. В электронном виде эти неудобства отсутствуют.

4. Бумажные журналы физически хранятся в одном месте, сотрудникам приходится бегать по помещениям, чтобы сделать запись или посмотреть какую-либо информацию. С электронными журналами возможна работа по сети с разграничением прав доступа. Это позволяет существенно сэкономить время.

5. В бумажном журнале, чтобы внести изменения приходится замазывать неверные данные штрихом. В электронном журнале можно просто исправить ненужную информацию, подтвердив изменения с помощью электронной подписи.

6. При необходимости осуществления периодических записей в бумажный журнал можно забыть это сделать. При ведении журнала в электронном виде можно запланировать добавление соответствующих записей, и программа будет добавлять их, выводя сообщения пользователю о необходимости проставления электронной подписи на новых записях.

Это далеко не полный перечень возможностей, которые открываются при ведении журналов учета в электронном виде.